Менеджмент И Лидерство

Базовое управление проектами 101

Менеджер проекта на совещании по планированию

••• Маскот / Getty Images

ОглавлениеРасширятьОглавление

Управление проектами является одним из наиболее важных компонентов успешного бизнеса. Это влияет на доходы и обязательства и, в конечном итоге, влияет на удовлетворенность и удержание клиентов или клиентов. У вашей компании может быть одновременно только один проект, в то время как другие более крупные корпорации и организации могут работать над несколькими проектами одновременно. По самой своей природе проекты временны.

Проекты — это средство достижения цели, и цель в конечном итоге будет достигнута. Ваш бизнес может перейти к другому проекту... или нет. Возможно, это была разовая цель.

Проекты вызывают растущую потребность в рабочей силе. По оценкам Института управления проектами, в период 2010–2020 годов во всем мире будет добавлено более 15 миллионов новых должностей по управлению проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это не вся деятельность вашей компании. Это всего лишь один сегмент, конкретный проект с подробным план как вы и ваш бизнес собираетесь достичь этой цели. Это план, детализированный в виде серии шагов, каждый из которых так же важен, как и другие. Вы должны достичь одного, чтобы правильно перейти к следующему.

Думайте об управлении проектами как о лестнице, по которой вы должны подняться. Вы не можете прыгнуть на вершину. Вы должны пройти его ступень за ступенькой для максимальной эффективности. Ваша команда должна применять предоставленные им инструменты, а также свой опыт и знания для выполнения каждого шага и перехода к следующему.

Достаточно просто сказать, что вы хотите добраться до ящика А, поэтому вы сделаете 25 шагов в этом направлении. Но вы также должны учитывать временные соображения в плане проекта, и вам, скорее всего, придется работать в рамках бюджета. Вы можете проползти эти 25 шагов или пробежаться трусцой. Это зависит от того, как быстро вы должны добраться туда для успешного завершения проекта. Вы можете сэкономить деньги, путешествуя пешком, или вы можете нанять водителя. Это зависит от бюджета, который вы выделили на проект.

Не существует универсального подхода, системы или плана. У каждого проекта, которым вы и ваша компания занимаетесь, скорее всего, будут свои сроки, цель и бюджет. Вот почему так важно иметь сообразительного и талантливого менеджера проекта, который бы руководил шоу.

Элементы проекта

Успешный руководитель проекта должен одновременно управлять четырьмя основными элементами проекта. Эти элементы взаимосвязаны.

  • Сфера: Это включает в себя размер проекта, цели и требования.
  • Ресурсы: Вам потребуются люди, оборудование и материалы на месте.
  • Время: Это касается не только того, сколько времени займет проект в целом. Он должен быть разбит на продолжительность задач, зависимости и критический путь.
  • Деньги: Имейте четкое представление о затратах, непредвиденных обстоятельствах и прибыли.

Самый важный элемент: масштаб

Масштаб проекта — это определение того, что проект должен выполнить, а также бюджеты времени и денег, которые были созданы для достижения этих целей. Любое изменение масштаба проекта должно сопровождаться соответствующим изменением бюджета, времени, ресурсов или всех трех факторов.

Если масштаб проекта состоит в том, чтобы построить здание для размещения трех виджетов с бюджетом в 100 000 долларов, ожидается, что это сделает руководитель проекта. Если масштаб изменен на здание для четырех виджетов, руководитель проекта должен получить соответствующее изменение во времени, деньгах и ресурсах.

Ресурсы

Есть три аспекта понимания и управления ресурсами: люди, оборудование и материалы.

Успешный менеджер проектов должны эффективно управлять ресурсы, выделенные для проекта, в том числе члены команды проекта , персонал поставщика и субподрядчики . Он должен убедиться, что его сотрудники обладают навыками и инструментами, необходимыми для завершения работы, и он должен постоянно следить за тем, достаточно ли у него людей, чтобы завершить проект в срок. Его работа заключается в том, чтобы убедиться, что каждый человек понимает задачу и сроки проекта.

Старший член каждой группы сотрудников отчитывается перед менеджером проекта, когда он управляет непосредственными сотрудниками, но у сотрудников также может быть линейный руководитель, который обеспечивает техническое руководство. В ситуации матричного управления, такой как команда проекта, работа менеджера проекта состоит в том, чтобы обеспечить руководство проектом для линейных менеджеров. Управление трудовыми субподрядами обычно означает управление руководителем группы для субподрядных работников, которые, в свою очередь, управляют этими работниками.

Менеджер проекта часто должен закупать оборудование и материалы, а также управлять их использованием, чтобы команда могла работать эффективно. Он отвечает за наличие соответствующего оборудования и материалов в нужном месте в нужное время.

Время

Три элемента успешного тайм-менеджмента — это задачи, расписание и критический путь.

Составьте график проекта, перечислив по порядку все задачи, которые необходимо выполнить. Некоторые должны выполняться последовательно, в то время как другие могут перекрываться или выполняться в тандеме. Назначьте продолжительность для каждой задачи. Выделите необходимые ресурсы. Определите предшественников — какие задачи должны быть выполнены раньше других — и последователей, задачи, которые не могут начаться, пока не будет завершена каждая другая задача. Этот аспект управления проектами иногда называют управление водопадом потому что одна задача следует за другой в более или менее последовательном порядке.

Программное обеспечение для управления проектами может упростить задачу создания расписания проекта и управления им.

Некоторые задачи имеют небольшую гибкость в требуемых датах начала и окончания. Это называется «поплавок». Другие задачи не имеют гибкости. У них нулевой поплавок. Линия, проходящая через все задачи с нулевым резервом, называется критический путь . Все задачи на этом пути — а их может быть несколько параллельных путей — должны быть завершены вовремя, если проект должен быть выполнен к установленному сроку. Ключевая задача менеджера проекта по управлению временем — отслеживание критического пути.

Деньги

Три соображения в управлении деньгами — это затраты, непредвиденные обстоятельства и прибыль.

Каждая задача имеет свою стоимость, будь то часы работы программиста или покупная цена кубического метра бетона. Каждая из этих затрат оценивается и суммируется при подготовке бюджет проекта .

Некоторые оценки будут более точными, чем другие. Поэтому бюджет проекта должен включать резерв на непредвиденные расходы — деньги, отложенные в бюджете «на всякий случай», когда фактическая стоимость объекта сильно отличается от сметы.

Прибыль — это деньги, которые компания хочет получить от задачи. Он ставится сверх стоимости.

Таким образом, бюджет проекта состоит из сметной стоимости, непредвиденных расходов и любой прибыли. Работа менеджера проекта состоит в том, чтобы удерживать фактическую стоимость на уровне или ниже предполагаемой стоимости и максимизировать прибыль, которую компания получает от проекта.

Управление проектами — это искусство и наука

Успешное управление проектами требует практики. Эти идеи могут дать вам базовое понимание управления проектами, но считайте, что это только начало. Если ваша работа или карьерный путь включает в себя управление проектами и если вы хотите улучшить свои навыки, поговорите с успешными менеджерами проектов, прочитайте и попрактикуйтесь. Управление проектами может быть очень полезной карьерой.