Менеджмент И Лидерство

Письмо для бизнеса

Деловая женщина пишет на бумаге в своем офисе.

•••

Сэм Эдвардс / Getty Images

Цель делового письма — передать информацию кому-либо или запросить информацию у них. Чтобы быть эффективным письмом для бизнеса, вы должны быть полными, краткими и точными. Ваш текст должен быть написан таким образом, чтобы читатель мог легко понять, что вы ему говорите или спрашиваете.

Полно письмо для бизнеса небрежно, плохо написано, дезорганизовано, замусорено жаргоном и неполным. Часто он либо слишком длинный, либо слишком короткий. Все эти атрибуты способствуют неэффективному деловому письму.

Являетесь ли вы написание коммерческого предложения, электронное письмо своему начальнику или руководство по эксплуатации программного пакета, есть определенные шаги, которые вы должны выполнить, чтобы быть эффективными. Выполните следующие пять шагов:

  1. Организуйте свой материал
  2. Учитывайте свою аудиторию
  3. Запишите свои мысли
  4. Вычитывайте свой материал
  5. Отредактируйте свой материал

Организация — это ключ

Если вы не организуете свой материал, он не будет хорошо течь и не будет иметь смысла. Письмо может быть простым или сложным. Когда вы пишете электронное письмо с объявлением о собрании персонала, это так же просто, как собраться с мыслями. С другой стороны, вам, вероятно, потребуется разработать сложный план до того, как будет готов материал, если вы записываете результаты новаторского фармацевтического испытания. Какой бы ни была задача, без надлежащего уровня организации (даже организации своих мыслей) вы можете не включить все, что вам нужно, или не выделить наиболее важные темы.Упущения или неправильная направленность сделают ваше деловое письмо менее ясным.

Знай свою аудиторию

Прежде чем начать писать, подумайте о своей целевой аудитории. Например, презентация о новой программе 401(k) вашей компании может иметь одинаковый план для вашего финансового директора, а также для сотрудников, но уровень детализации, которую вы включаете, будет различаться. Также необходимо учитывать тон. Быстрое электронное письмо вашей команде, напоминающее им о ежегодном пикнике компании, не будет иметь того же тона, что и ваше послание о годовом отчете вашей компании.

Также помните, что вы будете общаться более эффективно вашей аудитории, если вы сосредоточитесь на том, что вы хотите, чтобы они услышали, а не на том, что вы собираетесь сказать.

Несколько слов о хорошем письме

Хорошие писатели пишут по-разному. Некоторые предпочитают записать все, а затем вернуться и отредактировать. Другие предпочитают редактировать по ходу дела. Иногда их предпочтительный стиль варьируется в зависимости от того, что они пишут.

Когда вы пишете (или когда редактируете), помните о длине. Вы должны использовать достаточно слов, чтобы сделать смысл ясным, но не используйте ненужные слова только для того, чтобы сделать его цветистым. Деловое письмо должно быть четким и кратким, а не многословным и цветочным. Помните, что ни у кого в бизнесе нет времени читать больше, чем необходимо.

С другой стороны, не делайте свою работу слишком короткой. Вы должны написать достаточно, чтобы ваш смысл был ясен и не был понят неправильно. Представьте, если бы часть оборудования на складе была помечена как «бывшая в употреблении, но в хорошем состоянии». Было бы неясно, означало ли это, что часть оборудования использовалась много, или что часть оборудования уже не новая, но все еще функциональная. Несколько дополнительных слов прояснили бы смысл. Кроме того, избегайте использования жаргона или аббревиатур, потому что они могут означать разные вещи для разных читателей.

Вычитывать и редактировать

Независимо от вашего стиля письма, все писатели должны вычитывать и редактировать все письменные материалы, даже электронные письма. После того, как вы закончите писать, проверьте свою работу. Затем вам может потребоваться отредактировать его. Вычитка — это перечитывание того, что вы написали, чтобы убедиться, что все слова в вашей голове правильно отразились на бумаге. Поскольку наш мозг работает быстрее, чем наши пальцы, вы можете опустить слова, пропустить окончание или использовать неправильный омоним (например, «там» вместо «их»). Вычитка выявляет эти ошибки. Очевидно, что корректировать однострочное электронное письмо легко, и может быть достаточно просто просмотреть его во время ввода.Однако, если вы пишете руководство по эксплуатации, вычитка будет более сложной и займет больше времени.

После того, как вы вычитали свой материал, пришло время отредактировать. Иногда вычитку и редактирование можно выполнять одновременно, но более эффективно, когда они выполняются последовательно.

Причина, по которой вы редактируете, заключается в том, чтобы исправить или изменить то, что вы написали, чтобы материал звучал (и читался) лучше. При написании для бизнеса это означает исправить ошибки и сделать текст максимально четким и лаконичным.

Ты не пишешь роман

Когда вы пишете для бизнеса, вы не пишете очередной «великий американский роман». Ваше письмо должно быть настолько описательным, насколько это необходимо, но вам не нужно рисовать яркие словесные картины, используя много громких слов и фигур речи. Если вы имеете в виду «стеклянные дома», не пишите «стеклянные дома», а пишите «стеклянные дома».